メッセージが長くなりすぎる。送る前に削る順番を決めよう
メッセージが長くなったら、今返事が必要な用件を残し、別の話題や後で話せる説明を分けると整理できるよ。気持ちを全部一通に詰めて、相手に整理まで任せようとしていない？ 送る前に自分で仕分けしてみなよ。
短ければよいという話ではないし、正解の文字数も決めないよ。ここでは架空の長文を使って、条件や意味を落とさずに編集する手順を示すね。
いま返事が必要な用件を先に残す
長くなった下書きをコピーし、相手に何を返してほしいのか一つ書こう。お店を選んでほしいのか、日時の返事が必要なのか、前の話題へ感想を返したいだけなのか。目的が見つからないまま文字を削ると、大切な条件まで消してしまうよ。
架空の長文から、必要な内容を拾う
この前教えてもらった映画を観ました。主人公の仕事の場面が面白くて、私も前に似た仕事をしていたことを思い出しました。そういえば土曜日の予定ですが、午後なら空いています。ただ夕方から用事があるので16時には駅へ戻りたいです。お店を三つ調べて、駅前のカフェが入りやすそうでした。以前その近くで食事をしたこともあります。日曜も少し空いていますが、土曜の方が動きやすいです。どうでしょうか。
この文で予定の返事が欲しいなら、土曜日、午後、16時まで、駅前のカフェという内容を残す。前の仕事や以前の食事は、今の日程を決めるために必須ではないね。「どうでしょうか」が何への質問かも、具体的にしよう。
日時がまだ提案段階なら、確定したように書き換えないこと。「土曜14時に駅前のカフェでどうですか。16時には駅へ戻りたいです」とすれば、希望と条件が読める。ここで16時の制約を削ると、短くても意味が変わってしまうよ。
日曜も候補として本当に示したいなら残せる。ただ、今は土曜への返答を聞きたいだけなら、日曜の細かい都合まで先に並べなくていい。削るのは情報の価値ではなく、この一通で必要かという順番で考えよう。
一通の中で話題が増えすぎていないか見る
下書きに入っている話題へ印を付けよう。さっきの例なら、映画の感想、以前の仕事、土曜日の予定、以前の食事、日曜日の空き時間。話題が多いから必ず悪いわけではないけれど、相手が何から答えるか迷いそうなら整理できるよ。
映画を勧めてもらったことへの返事は、一文だけ残す方法がある。「教えてもらった映画を観ました。仕事の場面が面白かったです」。そのあと段落を替えて、予定の提案を書けば、話が切り替わったことが分かる。
質問も確認する。「映画はほかに何が好きですか」「土曜日は空いていますか」「何を食べたいですか」を同時に置いたら、今必要な質問を選ぼう。店を提案するのに食べられないものの確認が必要なら、その質問は理由と一緒に残せる。
| 文章の役割 | 編集の考え方 |
|---|---|
| 相手の話への返事 | 伝えたい感想を一つ残す |
| 予定を決める質問 | 日時や場所など必要な条件を残す |
| 横に広がった思い出 | 別の機会に話す候補へ移す |
| 同じ意味の前置き | 一度で伝わるなら減らす |
「長文ですみません。うまく説明できずすみません」と謝罪が重なっていたら、謝罪を増やすより本文を整理しよう。短くした文にも毎回長い前置きを付けたら、せっかくの作業が戻ってしまうでしょ。
長い説明は、後で話せる部分を分ける
削った話を、すぐ次のメッセージとして全部送り直さなくていいよ。一通を五通に分割して連続で送るだけなら、相手が受け取る情報量は変わらない。送信回数を増やすことと、内容を整理することは別なの。
残したい思い出は、自分のメモに一行置ける。「前の仕事と映画の場面が似ていた」のように、あとで聞かれたら話せる材料にする。相手が映画の感想へ返してくれたら、その流れで続けるか考えればいいよ。
架空の編集後の文は、たとえばこうなる。
教えてもらった映画を観ました。仕事の場面が面白かったです。土曜14時に駅前のカフェでお茶をしませんか。夕方に用事があるので、16時には駅へ戻りたいです。
実際に送るなら「駅前のカフェ」を店名や確認できる場所に替えてね。相手とすでに日時を決めている場合は、誘い直す文章ではなく確認文にする。例文の形より、今どこまで決まっているかを優先するんだよ。
説明が長くても必要な場合はある。交通の変更や予約条件など、省くと誤解が起きる内容は残そう。箇条書きで日付、集合時刻、場所を分ける方法も使える。短文化を目的にして、大事な連絡まで「また詳しく話します」で先送りしないでね。
短くして意味が変わっていないか読み返す
編集後は元の文と比べて、希望、制約、確定していることが同じか確かめよう。「午後なら大丈夫」が「いつでも大丈夫」になっていたら、短くなっても違う約束だよ。「行けるか確認中」を「行けます」に変えるのも避けてね。
語調も見直す。長い気遣いを削った結果、「土曜14時、来てください」と一方的になっていないか。提案なら提案のまま、断りなら断りのままにする。丁寧な言葉を全部残す必要はないけれど、相手が選ぶ余地は消さないこと。
自分らしい感想までなくして事務連絡だけにする必要もないよ。最初の例なら映画の感想が一文あることで、相手が教えてくれた話を受け取ったと伝えられる。用件がない雑談なら、感想そのものがこの一通の中心になってもいい。
10分で取り組むなら、下書きを一つ選び、用件を囲み、別の話題をメモへ移して、元文と照合する。約束後の連絡なら確認と雑談の分け方も使えるよ。送るかは読み終えてから決めていいんだから。